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Remplacer ma solution de gestion des impressions SAP ?

Écrit par SEAL Systems France   
Seal SystemsVous cherchez à optimiser la gestion de vos impressions et diffusions SAP ?
Vous utilisez une solution devenue obsolète, ne répondant plus à vos exigences ?
Vous souhaitez réduire les coûts récurrents liés à votre solution de gestion des impressions SAP ?
Dans cet article, nous partageons avec vous notre expérience issue de nombreux projets d’Output Management SAP.
Nous décrivons les critères qui permettent de bien choisir votre solution et les conseils pour réussir votre projet. En effet, SEAL Systems se consacre depuis plus de 35 années, à l’édition de solutions d’Output Management.
Nous proposons un ensemble de solution certifiées SAP dédiées à la gestion des impressions et diffusions de documents. Nous avons également développé des outils simplifiant la mise en œuvre de notre solution (déclaration des imprimantes, migration des formulaires,….) 

Quels sont les principaux points à considérer pour choisir votre solution et gérer votre projet de mise en place d’une solution d’Output Management SAP ?

On parle de solution d’Output Management pour désigner une solution de gestion des impressions et diffusions de formulaires et documents. Pour SAP, l’interface BC-XOM (eXternal Output Management) permet de déléguer ces tâches à un système externe. Cette architecture permet d’alléger le système SAP et de bénéficier d’un grand nombre de fonctionnalités difficiles à mettre en œuvre avec la gestion standard du spool SAP.

Quels sont les critères techniques pour le choix d’une telle solution ?

Le choix d’une solution d’Output Management pour SAP ou tout autre environnement doit se faire avec une vision globale des besoins de l’entreprise : Les besoins d’aujourd’hui et ceux de demain. Les besoins pour les systèmes SAP, mais également pour les autres environnements de l’entreprise.
Mettre en œuvre différentes solutions pour chacun des environnements et des besoins n’est pas la bonne option. L’investissement est au final plus important si vous n’arrivez pas à maitriser tous vos flux documentaires de l’entreprise. Cela génère également une multiplication des activités d’administration et des charges pour l’exploitation de ces différentes solutions.
Nous vous conseillons donc de choisir UNE solution répondant parfaitement à vos besoins de gestion des impressions et diffusions de l’entreprise, avec :
Une haute disponibilité (Mécanismes de failover)
Une transparence (Etat des impressions dans SAP et l’interface de supervision)
Un contrôle des flux d’output management (Rejouer, rediriger, supprimer)
Une compatibilité (Avec toutes les marques et modèles d’imprimantes)
Une administration simplifiée (Outils pour gérer les formulaires, les flux et les imprimantes)
Des mécanismes de sécurisation des flux (Gestion de la confidentialité des informations, traçabilité.)
La solution doit être évolutive et capable de répondre à tout nouveau besoin de votre entreprise.
Il est également important de vérifier l’investissement réalisé par l’éditeur pour faire évoluer sa solution afin de répondre :
Aux nouvelles versions /plateformes SAP (SAP 4 HANA,….) et certifications
Aux nouvelles technologies d’échanges des donnés (IPPS,….)
Aux nouveaux usages (mobilité, sécurité …..)
Aux nouvelles architectures (Cloud,….)
Une solution technique, c’est bien, mais il faut également s’assurer que l’éditeur est en mesure de vous proposer un service de support adapté à votre organisation et vos activités (Usine fonctionnant 24h/24h – sites internationaux, etc.). Il convient également de s’assurer que les services sont fournis par des équipes internes, expertes sur les solutions et maitrisant les installations de leurs clients. Vous éviterez ainsi une relation avec un service d’assistance qui ne joue qu’un rôle de boîte aux lettres. 

Quels sont les principaux points à considérer pour gérer efficacement votre projet de mise en place d’une solution d’Output Management pour SAP ?

Il faut commencer par bien analyser l’existant, les besoins des toutes les activités de l’entreprise et bien identifier les tâches à réaliser lors de la mise en œuvre d’une nouvelle solution. Voici quelques unes des questions…

Utilisez-vous déjà une solution de composition/gestion des formulaires ?

Si vous utilisez déjà une solution de gestion de formulaires, il faut s’interroger sur le remplacement de celle-ci.
Faut-il la remplacer ou la maintenir dans un premier temps. En effet, l’un des impacts importants lors de remplacement d’une solution de gestion des formulaires est la charge pour la migration de ces formulaires. Si la solution doit être conservée, s’assurer de la compatibilité avec le système d’Output Management de l’éditeur. Si cette solution n’est plus supportée, il faudra dans tous les cas migrer les formulaires. La question qui se pose alors est la suivante : Utiliser une nouvelle solution de composition ou développer les formulaires dans les « standards » SAP : SAPScript, Smartforms, Adobe Forms ?
Cela dépend du nombre de formulaires, de leurs complexités, des fréquences de modifications,…. Une solution de composition simplifie en général la reprise des formulaires existants. Dans tous les cas, il convient d’impliquer les utilisateurs finaux (les métiers) dans les phases d’analyses de l’existant, puis lors des tests des formulaires développés.

Les formulaires disponibles dans les systèmes SAP sont-ils tous utilisés ?

Il est souvent difficile de répondre à cette question.
Il faut cependant essayer d’y répondre, afin d’identifier les formulaires à migrer et éviter les reprises inutiles.
Des solutions existent !

La déclaration des imprimantes dans le nouveau système d’Output Management SAP ?

Changer de système de gestion des impressions, c’est aussi redéclarer toutes les imprimantes dans les nouveaux systèmes d’Output Management. Quelle solution est proposée ici par les éditeurs pour limiter cette charge, surtout quand le nombre d’imprimantes est important ?

Règles de gestion des impressions, scripting, développements spécifiques ?

Afin de répondre à des demandes internes, les services informatiques mettent en place parfois des régles de gestion d’impressions, des règles de routages, …. En utilisant les paramètres de la solution, des scripts ou encore des développements spécifiques. Il est important d’identifier et de répertorier ces particularités afin d’étudier avec l’éditeur la meilleur façon de les gérer dans la nouvelle solution.

Compatibilité avec les différents modèles et marques d’imprimantes et canaux de diffusions de l’entreprise ?

Il faut identifier les types d’imprimantes utilisées (bureautiques, MFP, imprimantes  d’étiquettes et les canaux de diffusions utilisés au sein de votre entreprise (email, portail web, ….) et s’assurer que la nouvelle solution est compatible et répond bien à vos usages.

Quels sont les pré-requis pour l’installation de la solution d’Output Management SAP ?

Avec quels  systèmes d’exploitation la solution d’OM est-elle compatible ? Quelles performances sont requises pour les serveurs  (Nb cœurs, tailles disques,…). Quels sont les droits nécessaires, les ports à ouvrir côté réseau, …?
Quels sont les différents environnements à prendre en compte (DEV/VAL/PROD / …).

Qui impliquer dans un projet de mise en œuvre d’une solution d’Output Management SAP ?

La mise en place d’une solution de gestion des impressions SAP fait appel à différentes compétences de l’entreprise. Il faut bien évidemment désigner une équipe projet, mais il faut aussi faire appel aux administrateurs SAP, aux administrateurs systèmes et aux key users SAP lors des analyses de l’existant et tests post-installation. L’équipe en charge de l’infrastructure, les architectes devront également être sollicités.   
Ces informations vont ont intéressées, vous souhaitez échanger avec nous autour de votre réflexion de mise en place ou du remplacement d’une solution d’output management SAP ?
Nous sommes à votre disposition :
SEAL Systems
Web : www.sealsystems.fr
Email : Cet e-mail est protégé contre les robots collecteurs de mails, votre navigateur doit accepter le Javascript pour le voir
Tél : 01 43 97 69 66
A propos de SEAL Systems :
SEAL Systems développe depuis plus de 35 ans, des solutions d’Output Management. Les solutions SEAL Systems sont certifiées SAP et permettent de gérer l'ensemble des flux d'impression et de diffusion provenant du spool SAP  et de SAP DMS.
PLOSSYS, la plateforme centrale d'Output Management SEAL Systems, permet de réduire les efforts d'administration des impressions et imprimantes SAP. L’offre Corporate Output Management de SEAL Systems permet de répondre aux différents besoins de gestion des impressions en entreprise : Windows, impressions mobiles, gestion sécurisée des impressions par badge ou code PIN, impressions CAO, gestion du parc imprimantes, Cloud printing.
 
 

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